Zelf bestellen met een QR-code: minder lopen, en het geld blijft van jullie
Gasten scannen een code op tafel, kiezen van de kaart en bestellen op hun gsm. De bestelling komt in de keuken en aan de bar binnen zoals elke andere. Je vrijwilligers brengen, in plaats van heen en weer te lopen met een blocnote.
Hoe het werkt op de avond
Elke tafel krijgt een kaartje met een QR-code en het tafelnummer. Wie scant, ziet de kaart van vanavond, met wat op is al doorstreept. De gast vult zijn naam in, kiest hoe hij betaalt, en krijgt een bestelnummer op zijn scherm dat meeloopt: ontvangen, in de maak, klaar, gebracht. Zonder vaste tafels krijgt iedereen een afhaalnummer.
Medewerkers kunnen gewoon blijven opnemen. QR is een extra ingang, geen vervanging; op de tickets en schermen in keuken en bar staat duidelijk welke bestellingen via QR binnenkwamen en hoe ze betaald zijn.
Betalen: drie manieren, jij kiest
Online, via het eigen Mollie- of Stripe-account van de vereniging. De bestelling gaat pas naar de keuken als de betaling bevestigd is — rechtstreeks bij de provider nagevraagd, niet op het woord van de gsm. Met jetons of drankkaart bij het brengen. Op de rekening van de tafel, af te rekenen aan de kassa zoals altijd.
Je zet per evenement aan wat past, en kan het tijdens de avond bijsturen: werkt de wifi slecht of loopt de keuken achter, dan zet je QR-bestellen met één vinkje even uit. Bestellingen die al binnen zijn, lopen gewoon door.
Wat kost het, en wie houdt het geld vast?
Vulsmul raakt het geld niet aan en rekent niets aan op online betalingen. De gast betaalt aan jullie Mollie of Stripe; die rekenen hun eigen transactiekosten aan de vereniging aan en houden die in op de uitbetaling. Hoeveel dat is, hangt af van de betaalmethode en jullie contract bij de provider — kijk dat na voor je beslist, zeker als je vooral kleine bedragen verwacht.
In het rapport na het evenement staan online betalingen apart per provider, bruto, zodat de penningmeester ze naast de uitbetaling van Mollie of Stripe kan leggen.
Wanneer beter niet
Een zaal zonder bereik of met overbelaste wifi is geen plek voor QR-bestellen. Een publiek dat weinig met een smartphone doet evenmin: zet het dan niet uit, maar laat medewerkers gewoon mee opnemen. En test het vooraf: in de oefenmodus kan je met je eigen gsm bestellen zonder dat er iets echt gemaakt of betaald wordt.
Veelgestelde vragen
Wie ontvangt het geld als gasten online betalen?
De vereniging zelf. Je koppelt het Mollie- of Stripe-account van de vereniging; de betaling komt rechtstreeks op jullie rekening. Vulsmul maakt enkel de betaling aan met jullie sleutel en kijkt na of ze gelukt is.
Wat kost online betalen?
Vulsmul rekent niets aan op online betalingen. Mollie of Stripe rekenen hun eigen transactiekosten aan de vereniging aan, per betaling, en houden die in op de uitbetaling. Hoeveel dat is, hangt af van de betaalmethode en van jullie contract bij de provider.
Moeten gasten online betalen als ze via QR bestellen?
Nee. Per evenement kies je wat kan: online, met jetons of drankkaart bij het brengen, of op de rekening van de tafel aan de kassa. Je kan die opties ook tijdens het evenement nog aan- of uitzetten.
Moet ik elk jaar nieuwe QR-codes drukken?
Nee. De vaste QR van je vereniging opent altijd het evenement dat op dat moment live is, en herkent de tafel aan het nummer. Een sticker op tafel 12 werkt dus ook volgend jaar.
Verder lezen
- Jetons of bonnekes — ook over drankkaarten, en hoe je de kassa laat kloppen.
- Eetfestijn organiseren — het volledige overzicht, van zaal tot afrekening.