Algemene voorwaarden

1. Wie we zijn

Vulsmul is een dienst van Lovit BV. Deze voorwaarden regelen de overeenkomst tussen Lovit BV (“wij”, “Lovit”) en de organisatie die Vulsmul gebruikt (“de klant”).

2. Definities

• Vulsmul of de dienst: de webapplicatie op vulsmul.be met de bijhorende apps en de printagent, waarmee een organisatie evenementen opzet, bestellingen opneemt, bonnen laat afdrukken en de avond afrekent.
• Klant: de vereniging, vzw, feitelijke vereniging, school, gemeente of andere organisatie die een account op Vulsmul heeft. Vulsmul richt zich uitsluitend tot organisaties, niet tot consumenten.
• Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die namens de klant Vulsmul gebruikt: eigenaars, beheerders, managers en vrijwilligers op toestellen.
• Evenement: een eetfestijn, fuif, quiz of andere activiteit die de klant in Vulsmul aanmaakt.
• Proefdraai: een testevenement of de oefenmodus, bedoeld om Vulsmul uit te proberen zonder echte verkoop.
• Afgesloten evenement: een evenement dat de klant afsluit, of dat Vulsmul na afloop automatisch afsluit.
• Gasten: de bezoekers van een evenement, onder meer wie via een QR-code zelf bestelt of een voorverkoopticket koopt.

3. Toepassing en aanvaarding

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Vulsmul door de klant. Ze worden aanvaard bij het aanmaken van een account of een organisatie, door het aankruisen van het vakje daarvoor. Algemene voorwaarden of aankoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij we die schriftelijk aanvaarden.

Voor gemeenten, koepelorganisaties en andere klanten met een aparte schriftelijke overeenkomst gaat die overeenkomst voor op deze voorwaarden waar ze ervan afwijkt.

4. De dienst

Met Vulsmul zet de klant zelf een evenement op: menu en prijzen, kassa's, bestelposten, keuken- en barstations met bonprinters, jetons of drankkaarten, tafels, voorverkoop en bestellen via QR-code. Vrijwilligers nemen bestellingen op hun eigen toestellen op. Na afloop toont Vulsmul een overzicht van de verkoop.

Vulsmul is een hulpmiddel voor de organisatie van de avond. Het is geen gecertificeerd kassasysteem (GKS) en geen boekhoudprogramma. Of de klant een geregistreerd kassasysteem nodig heeft en hoe hij de inkomsten boekt, beoordeelt de klant zelf.

We mogen de dienst verbeteren en aanpassen. Wezenlijke functies die de klant voor een gepland evenement gebruikt, schrappen we niet zonder redelijke voorafgaande verwittiging.

5. Account en vertegenwoordiging

Wie een organisatie aanmaakt of als eigenaar of beheerder optreedt, verklaart dat hij of zij bevoegd is om de klant daarvoor te verbinden, bijvoorbeeld als bestuurder of met de toestemming van het bestuur. Wie een organisatie aanmaakt, aanvaardt deze voorwaarden namens die organisatie.

De klant zorgt voor juiste gegevens, houdt wachtwoorden en koppelcodes van toestellen geheim en beslist zelf wie toegang krijgt en met welke rol. Handelingen met een account of een gekoppeld toestel van de klant worden aan de klant toegerekend. Vermoedt de klant misbruik, dan verwittigt hij ons meteen.

6. Oefenmodus en proefdraai

Een proefdraai is gratis. Hij dient om uit te proberen, niet om echt te verkopen; we mogen een proefdraai die duidelijk als echt evenement wordt gebruikt, als betalend evenement behandelen.

Een evenement klaarzetten en oefenen in de oefenmodus is gratis. Een organisatie die vóór 8 oktober 2026 werd aangemaakt en haar gratis eerste evenement nog niet gebruikte, behoudt dat voordeel; nieuwe organisaties krijgen het niet meer.

7. Prijzen

De klant betaalt per afgesloten evenement, na afloop, een percentage van de omzet die tijdens het evenement in Vulsmul geregistreerd werd, met een minimum en een maximum per evenement. Omzet is alles wat via Vulsmul binnenkomt: betalingen aan de kassa, online betalingen, verkochte jetons en drankkaarten, inkom en voorverkoop. Het maximum geldt per begonnen blok van vier dagen waarop er verkocht wordt. Er zijn geen kosten per toestel, station of gebruiker en geen transactiekosten van Vulsmul.

Het geldende percentage, minimum en maximum staan op vulsmul.be/prijzen. Alle prijzen zijn in euro en inclusief btw. Voor gemeenten, koepelorganisaties en wie bijzondere noden heeft, kunnen we schriftelijk een andere prijs afspreken; die staat dan bij het evenement vermeld.

De prijsregel van een evenement ligt vast op het moment dat het evenement start (live gaat). Latere prijswijzigingen gelden alleen voor evenementen die daarna starten.

8. Facturatie en betaling

Na het afsluiten van een betalend evenement sturen we één factuur per evenement per e-mail naar het facturatieadres van de klant. De klant aanvaardt elektronische facturen.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na de factuurdatum, per overschrijving of via de betaallink in de factuur (onder meer Bancontact).

Bezwaar tegen een factuur maakt de klant gemotiveerd en schriftelijk binnen 15 dagen na ontvangst. Het niet-betwiste deel blijft verschuldigd.

9. Laattijdige betaling

1. Na de vervaldag sturen we eerst een kosteloze herinnering.
2. Is de klant een onderneming in de zin van artikel I.1 van het Wetboek van economisch recht — dat omvat ook vzw's en andere rechtspersonen — en blijft de factuur ook na die herinnering onbetaald, dan is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd die de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties bepaalt, vanaf de vervaldag, en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van €40, onverminderd ons recht op een hogere vergoeding voor bewezen kosten.
3. Voor klanten die geen onderneming zijn, zoals een feitelijke vereniging, gelden de wettelijke regels over verwijlinterest; we rekenen hen geen forfaitaire vergoeding aan.
4. Zolang een factuur na de vervaldag onbetaald blijft, mogen we weigeren om nieuwe evenementen van de klant te activeren. Evenementen die al live zijn, laten we uitlopen.

10. Verplichtingen van de klant

De klant staat zelf in voor:

• de toestellen (smartphones, tablets, laptops), de internetverbinding, de printers en het papier, en dat die werken en compatibel zijn;
• juiste prijzen, menu's, jetonwaarden en instellingen, en het nakijken ervan voor het evenement;
• een eigen account bij een betaalprovider (Mollie of Stripe) als gasten online betalen, de overeenkomst met die provider, en het naleven van de regels die daarvoor gelden; de gelden van gasten komen rechtstreeks op de rekening van de klant, Lovit komt daar niet tussen;
• de informatie aan gasten over allergenen en ingrediënten en de naleving van de voedselveiligheidsregels; Vulsmul toont wat de klant invult, maar controleert het niet;
• de naleving van de regels die voor de activiteit gelden (vergunningen, btw, sociale regels voor vrijwilligers, regels rond verkoop van alcohol);
• een rechtmatig gebruik: geen misbruik, geen pogingen om de beveiliging te omzeilen.

11. Beschikbaarheid en reserveplan

We doen redelijke inspanningen om Vulsmul beschikbaar en snel te houden, zeker tijdens avonden en weekends. Het is een inspanningsverbintenis: we garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud plannen we zoveel mogelijk buiten de drukke momenten.

Toestellen kunnen bij een wegvallende internetverbinding offline verder bestellingen opnemen; die worden gesynchroniseerd zodra de verbinding terug is. Dat beperkt de gevolgen van een storing, maar sluit ze niet uit.

De klant zorgt daarom voor een reserveplan om de avond zonder Vulsmul verder te zetten, bijvoorbeeld papieren bonnen en een geldkist.

12. Gegevens en privacy

De gegevens van de evenementen van de klant — menu's, bestellingen, verkoopcijfers en de persoonsgegevens van gasten en vrijwilligers — behoren toe aan de klant. De klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; Lovit verwerkt ze als verwerker, volgens de verwerkersovereenkomst in de bijlage, die deel uitmaakt van deze voorwaarden.

Voor de gegevens van de accounts, de facturatie en de opvolging van klanten is Lovit zelf verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring.

We mogen geanonimiseerde en geaggregeerde cijfers, die niet tot een klant, gast of vrijwilliger te herleiden zijn, gebruiken om de dienst te verbeteren.

13. Intellectuele eigendom

Vulsmul, de software, de printagent, het ontwerp en de merknaam blijven eigendom van Lovit. De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet overdraagbaar recht om Vulsmul voor zijn eigen evenementen te gebruiken.

Wat de klant zelf invoert — logo, menu's, teksten — blijft van de klant. De klant geeft ons het recht dat te gebruiken voor zover nodig om de dienst te leveren, en verklaart dat hij daartoe gerechtigd is.

14. Aansprakelijkheid

1. Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot de bedragen die de klant ons betaalde in de twaalf maanden vóór het voorval waaruit de schade ontstaat.
2. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet of winst op of na een evenement, verloren bestellingen, reputatieschade of schade door een storing bij de internetverbinding, de toestellen of printers van de klant, of bij een betaalprovider.
3. Die beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van onze kant, en niet waar de wet ze verbiedt.
4. De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder gasten, die voortvloeien uit de inhoud die hij invoert of uit een gebruik van Vulsmul in strijd met deze voorwaarden.

15. Duur, schorsing en beëindiging

De overeenkomst loopt voor onbepaalde duur. De klant kan ze op elk moment beëindigen door zijn organisatie te laten verwijderen; facturen voor afgesloten evenementen blijven verschuldigd.

We kunnen de toegang schorsen of de overeenkomst beëindigen bij een ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden, bij misbruik, of bij onbetaalde facturen na een herinnering. Behalve in dringende gevallen verwittigen we vooraf per e-mail. Zelf beëindigen zonder reden kunnen we met een opzegtermijn van drie maanden.

Bij het einde gaan we met de gegevens om zoals de verwerkersovereenkomst bepaalt.

16. Wijzigingen van deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. We melden een wijziging per e-mail of in de app aan de eigenaars en beheerders, met een korte samenvatting van wat er verandert. Een nieuwe versie geldt voor jouw organisatie zodra een eigenaar of beheerder ze aanvaardt; we vragen dat bij de eerstvolgende aanmelding. Wie niet akkoord gaat, kan de overeenkomst op elk moment beëindigen; voor evenementen die al gestart zijn, blijft de vorige versie gelden.

Prijswijzigingen gelden nooit voor evenementen die al gestart zijn (artikel 7). Eerdere versies van deze voorwaarden blijven raadpleegbaar.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die we niet in onderling overleg oplossen, behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van de zetel van Lovit BV (RPR Brussel).

Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere van kracht en vervangen we de ongeldige door een geldige die zo dicht mogelijk aansluit.

18. Contact

Vragen over deze voorwaarden of over een factuur: het contactformulier. Vragen over privacy: het contactformulier.

Bijlage — Verwerkersovereenkomst

Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tussen de klant als verwerkingsverantwoordelijke en Lovit BV als verwerker.

1. Onderwerp en duur

Lovit verwerkt persoonsgegevens namens de klant om Vulsmul te leveren, zolang de klant Vulsmul gebruikt en daarna tot de gegevens volgens punt 9 verwijderd zijn.

2. Aard en doel

Opslaan, tonen, doorsturen naar de printers en toestellen van de klant, berekenen van overzichten, versturen van e-mails namens de klant (zoals voorverkooptickets) en bewaren, uitsluitend om de evenementen van de klant te laten verlopen en af te rekenen.

3. Betrokkenen en gegevens

• Gasten: de naam die een gast opgeeft bij een bestelling via QR-code, tafelnummer, bestelde items en bedragen, betaalstatus en de referentie van de betaling bij de provider van de klant; bij voorverkoop ook naam en e-mailadres van de koper.
• Vrijwilligers en medewerkers: naam of label van het toestel of de post, de bestellingen en kassabewegingen die ze registreren, en wie welke handeling deed in het logboek van het evenement.
• Leden met een account die de klant uitnodigt: naam, e-mailadres en rol.

Vulsmul is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens; de klant voert die niet in.

4. Verplichtingen van Lovit

• We verwerken de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant — deze voorwaarden en de instellingen die de klant in Vulsmul maakt — tenzij een wettelijke verplichting ons anders oplegt; dan verwittigen we de klant, tenzij de wet dat verbiedt.
• Wie bij ons toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht en krijgt alleen toegang voor zover nodig.
• We verwittigen de klant als een instructie volgens ons in strijd is met de AVG.

5. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Op het moment van deze versie zijn dat:

Hetzner — Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (DE)

Hosting van de servers, de database en de wachtrij van Vulsmul.

Datacenters in Neurenberg en Falkenstein, Duitsland (EU).

Amazon Web Services — Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg (LU)

Versturen van e-mails (Amazon SES) en versleutelde back-ups van de database (Amazon S3).

Regio eu-west-1, Ierland (EU). Moederbedrijf in de Verenigde Staten — zie "Doorgifte buiten de EU".

We leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze bijlage. Een nieuwe of vervangende subverwerker melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail; de klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken en, als we geen oplossing vinden, de overeenkomst beëindigen. We blijven aansprakelijk voor onze subverwerkers.

De betaalprovider van de klant (Mollie of Stripe) is geen subverwerker van Lovit: de klant heeft daar zelf een overeenkomst mee, en Vulsmul stuurt op instructie van de klant alleen het bedrag, een omschrijving en een referentie door.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (HTTPS) voor alle verkeer;
• scheiding tussen klanten in de database door rijbeveiliging (row-level security);
• wachtwoorden opgeslagen als argon2-hash; API-sleutels van betaalproviders versleuteld opgeslagen;
• versleutelde back-ups in de EU, toegangsbeperking tot de productieomgeving en beperking van het aantal pogingen bij aanmelden en koppelen;
• een logboek van handelingen per evenement.

7. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

We melden een inbreuk die gegevens van de klant treft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we ze vaststelden, aan de e-mailadressen van de eigenaars van de klant. We geven de informatie die de klant nodig heeft om zijn eigen meldplicht na te komen, en nemen maatregelen om de gevolgen te beperken.

8. Bijstand

We helpen de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden (inzage, verbetering, wissen, overdraagbaarheid), en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder. Een verzoek dat ons rechtstreeks bereikt, sturen we door naar de klant.

9. Einde: teruggave en verwijdering

De klant kan de gegevens van zijn evenementen tijdens de overeenkomst exporteren. De persoonsgegevens van gasten bewaren we niet langer dan de bewaartermijn die voor de organisatie is ingesteld (standaard 90 dagen na het evenement), tenzij de klant ze eerder verwijdert. Het logboek van handelingen bewaren we 18 maanden.

Na het einde van de overeenkomst verwijderen we de gegevens van de klant binnen 90 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen. Versleutelde back-ups worden volgens hun eigen cyclus overschreven.

10. Audits

We stellen de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat we deze bijlage naleven. Een audit door de klant of een onafhankelijke auditor is mogelijk na een redelijke voorafgaande aankondiging van minstens 30 dagen, tijdens de kantooruren, hoogstens één keer per jaar behalve na een inbreuk, en op kosten van de klant.