Hoeveel jetons heb je nodig voor een eetfestijn?

Reken op ongeveer zes tot acht jetons per volwassen gast voor een avond met eten en drank. Voor 200 gasten laat je dus 1.400 tot 1.600 jetons drukken, plus een reserve van 20 procent. Jetons zijn goedkoop; te weinig hebben kost je verkoop.

Welke waarde geef je een jeton?

Eén ronde waarde die deelt op je goedkoopste drankje werkt het best. In Vlaanderen is €1,50 of €2 per jeton gebruikelijk. Vermijd waarden waarbij gasten moeten hoofdrekenen, en werk liever met twee kleuren dan met kleingeld.

Wat doe je met jetons die gasten niet opgebruiken?

Kies vooraf één regel en communiceer die duidelijk: ofwel koop je jetons terug tot een kwartier voor sluiting, ofwel blijven ze geldig op je volgende evenement. Niet-ingeleverde jetons zijn boekhoudkundig winst, maar een gast die met vier jetons naar huis gaat, onthoudt dat langer dan je marge.

Gids · 7 min lezen

Jetons of bonnekes op een eetfestijn: wat werkt en wat kost het je

Bijna elke vereniging werkt met jetons, en bijna elke vereniging bepaalt de waarde en het aantal op gevoel. Dat hoeft niet: er zijn een paar vuistregels die je avond rustiger maken en je kassa achteraf laten kloppen.

Waarom jetons, en wanneer beter niet

Jetons lossen drie problemen tegelijk op. Je vrijwilligers achter de bar hoeven geen wisselgeld te tellen in het lawaai, er zit geen cash in handen van tien verschillende mensen, en je weet op elk moment hoeveel er verkocht is zonder de kassa open te trekken. Voor een zaal met meer dan honderd gasten weegt dat ruim op tegen het extra werk aan de jetonkassa.

Onder de vijftig gasten kantelt die rekening. Dan is de jetonkassa zelf een extra post die bemand moet worden, en werken gasten sneller met cash of een betaalterminal. Een kleine quiz of een ontbijt met dertig inschrijvingen heeft geen jetons nodig.

Jetons of bonnekes?

Praktisch is het verschil klein: bonnekes zijn goedkoper te drukken, jetons gaan jaren mee en zien er verzorgder uit. Wie elk jaar een eetfestijn houdt, verdient plastic jetons in twee of drie avonden terug. Wie eenmalig iets organiseert, drukt beter bonnekes op stevig papier — en nummert ze, zodat een kopie meteen opvalt.

De waarde bepalen: één ronde waarde, geen hoofdrekenen

Kies een waarde die deelt op je goedkoopste drankje. In Vlaanderen zit je goed met €1,50 of €2 per jeton: een pint kost dan één jeton, een fles wijn er vier, een portie frietjes twee. Zodra een gast moet uitrekenen hoeveel jetons hij nodig heeft voor twee cola en een koffie, verlies je tijd aan de bar én goodwill.

Heb je toch items die er niet in passen — een dessertbord van €3,50 bij jetons van €2 — werk dan met een tweede kleur in plaats van met kleingeld. Twee kleuren die iedereen herkent, zijn eenvoudiger dan één kleur plus een muntenbak.

Prijs de jeton nooit onder de kostprijs van wat hij koopt. Klinkt vanzelfsprekend, maar het gaat mis bij drank die je in bulk inkocht en per stuk uitschenkt: reken je marge op de jetonwaarde, niet op de aankoopprijs van de bak.

Hoeveel jetons laat je drukken?

Een volwassen gast op een avond met eten en drank gebruikt gemiddeld zes tot acht jetons. Kinderen halveren dat. Voor 200 volwassen gasten kom je dus op 1.400 tot 1.600 jetons, en daar tel je een reserve van twintig procent bij — niet omdat je die nodig hebt, maar omdat je halverwege de avond niet wil ontdekken dat de bak leeg is terwijl er nog gasten in de rij staan.

Jetons zijn het goedkoopste onderdeel van je hele avond. Te weinig jetons kost je rechtstreeks omzet; te veel kost je een paar tientallen euro’s die je volgend jaar terugverdient.

Circulatie: de bak loopt niet leeg

Vergeet niet dat jetons terugkomen. Wie aan de bar betaalt, geeft ze af, en die kunnen terug naar de jetonkassa. Zet dat expliciet in je draaiboek met een vast moment — om de twee uur een emmer terugbrengen — anders staat je verkoop stil terwijl er duizend jetons in een bak achter de tap liggen.

De kassa laten kloppen

Aan het eind van de avond zou dit moeten kloppen: verkochte jetons × waarde = cash in de jetonkassa. En: verkochte jetons − teruggebrachte jetons = jetons nog bij gasten of achter de bar. Wijkt dat af, dan weet je meteen waar je moet kijken.

Het praktische probleem is dat niemand tijdens een drukke avond bijhoudt hoeveel er verkocht is. Daarom is één telling bij de start en één bij het afsluiten het minimum: tel de voorraad vooraf, tel wat er overblijft, en het verschil is je verkoop. Wie dat op papier doet, verliest gemiddeld een half uur na sluitingstijd — met een kassasysteem dat jetonverkoop registreert staat het er al.

Overschot: beslis vooraf, communiceer duidelijk

Elke avond eindigt met gasten die jetons over hebben. Er zijn twee werkbare regels, en de fout is geen regel hebben.

Terugkopen tot een kwartier voor sluiting. Eerlijk en helder, maar voorzie iemand aan de kassa op het drukste moment van de avond.
Geldig op je volgende evenement. Kost je niets vandaag en brengt mensen terug — op voorwaarde dat je jetons niet elk jaar van kleur verandert.

Niet-ingeleverde jetons zijn boekhoudkundig gewoon winst. Reken er alleen niet op: een gast die met vier jetons naar huis gaat en er niets voor terugkrijgt, onthoudt dat langer dan jij je marge onthoudt. Zet de regel op het bord aan de jetonkassa en op de inkomkaart.

Verder lezen

Eetfestijn organiseren — het volledige overzicht, van zaal tot afrekening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig? — inclusief wie de jetonkassa bemant en wanneer.