Spaghettiavond organiseren: hoeveelheden, prijs en een planning
Een spaghettiavond is de klassieker onder de Vlaamse fundraisers: eenvoudig te koken, iedereen eet het, en de marge is goed. Voor scholen, jeugdbewegingen en sportclubs is het vaak de grootste inkomst van het jaar. Hier staat wat je moet weten om niet met te veel saus of te weinig pasta te zitten.
Hoeveel spaghetti per persoon?
Deze hoeveelheden zijn vuistregels uit verenigingskeukens, voor een hoofdgerecht zonder groot voorgerecht. Reken er een reserve van 5 tot 10 procent bij; overschot aan saus kan je achteraf vaak in porties verkopen of invriezen.
| Per portie | Volwassene | Kind |
|---|---|---|
| Droge spaghetti | 100 – 125 g | 60 – 75 g |
| Bolognaisesaus (klaar) | 200 – 250 g | 125 – 150 g |
| Gehakt in de saus | 80 – 100 g | 50 – 60 g |
| Geraspte kaas | 20 – 30 g | 15 g |
Voorbeeld: voor 200 volwassenen kook je zo'n 22 tot 25 kg droge spaghetti en maak je 40 tot 50 kg saus. Voorzie een vegetarische saus voor ongeveer een op de tien gasten, en vraag bij inschrijving of voorverkoop hoeveel kinderporties je mag verwachten.
Wat vraag je per bord?
Begin bij je eigen voedselkost per bord: pasta, saus, gehakt, kaas, en brood als je dat serveert. Een vuistregel die verenigingen veel gebruiken: vraag ongeveer drie keer die kost. Daarmee dek je zaalhuur, gas, drukwerk en verlies, en blijft er winst over. Een spaghetti die jou €3 kost, mag dus rustig €10 tot €11 kosten.
Werk met een aparte kinderprijs en eventueel een gezinsformule. De echte marge zit vaak in drank en dessert: een goed draaiende bar brengt soms meer op dan de borden. Hoe je drank laat afrekenen, met jetons, drankkaarten of cash, lees je in jetons of bonnekes.
Afhalen: de stille extra omzet
Veel gezinnen komen niet eten maar nemen graag een paar porties mee. Zet een aparte afhaaltafel bij de ingang, met vaste porties in bakjes en een eigen kassa, zodat afhalers niet in de rij voor de zaal staan. Vraag gasten hun eigen potten mee te brengen of reken een kleine prijs voor de bakjes.
Met een kassasysteem als Vulsmul tikt de kassa aan wat de klant meeneemt; de keuken krijgt het meteen door en de klant krijgt een afhaalnummer, dat hij aan de afhaaltafel afgeeft.
Planning in zes stappen
- 3 tot 4 maanden vooraf: datum en zaal vastleggen, budget op één blad, prijzen kiezen.
- 2 maanden vooraf: affiche en inschrijvingen of voorverkoop starten. Inschrijvingen vooraf maken je inkoop veel nauwkeuriger.
- 1 maand vooraf: vrijwilligers en rollen vastleggen, drank bestellen, materiaal lenen (kookpotten, bain-maries, borden).
- De week ervoor: vlees en verse ingrediënten bestellen op basis van de inschrijvingen, kassa en bestellingen testen.
- De dag ervoor: saus maken, zaal klaarzetten, wisselgeld halen.
- Achteraf: afrekenen, vrijwilligers bedanken, en noteren wat je volgend jaar anders doet: hoeveel er over was, waar het traag liep.
Hoeveel mensen je per taak nodig hebt, hangt af van je aantal gasten. Zie hoeveel vrijwilligers je nodig hebt en, voor zaal, vergunningen en budget, de volledige gids eetfestijn organiseren.
Veelgestelde vragen
Hoeveel spaghetti heb ik nodig voor 100 personen?
Reken met ongeveer 11 tot 13 kg droge spaghetti, 20 tot 25 kg saus en 8 tot 10 kg gehakt voor 100 volwassenen, plus een kleine reserve. Komen er veel kinderen, of eten mensen ook een voorgerecht, dan mag het minder.
Hoeveel vraag ik voor een bord spaghetti?
Reken je voedselkost per bord uit en vraag ongeveer drie keer dat bedrag. Zo dek je ook zaal, gas, drukwerk en wat er overblijft. Een kinderportie krijgt een aparte, lagere prijs. Kijk ook wat verenigingen in je buurt vragen: gasten vergelijken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig?
Voor 150 tot 200 gasten: drie of vier in de keuken (koken, borden opscheppen), drie aan de bar, vier tot zes in de zaal, één of twee aan de kassa, en twee voor de afwas. Met afhalen komt er één persoon aan de afhaaltafel bij.
Spaghetti vooraf koken of à la minute?
De saus maak je de dag voordien: ze wordt er beter van en spaart stress. Pasta kook je op de avond zelf in porties, beetgaar, en houd je warm in een bain-marie. Een beetje olie of saus erdoor voorkomt dat ze aan elkaar plakt.