Gids · 6 min lezen

Een fuif organiseren: voorverkoop, inkom en alles wat je moet regelen

Voor veel jeugdbewegingen en studentenclubs is de jaarlijkse fuif de grootste inkomst van het jaar. Twee dingen bepalen hoe de avond loopt: hoeveel volk je kan verwachten, en hoe snel ze binnen geraken. Een goede voorverkoop regelt allebei.

Waarom een voorverkoop?

Je weet wat er komt. Drank, bekers, security en het aantal vrijwilligers stem je af op de verkochte tickets, niet op een gok.
Het geld is binnen voor de avond. Wie een ticket kocht, komt ook als het regent. En de vereniging hoeft minder cash aan de deur te bewaren.
Je zaal loopt niet over. Met een maximum op de online verkoop blijf je onder de capaciteit die de gemeente of de brandweer toelaat, en hou je een deel vrij voor de deur.
Kortere rij aan de inkom. Wie online betaalde, toont een QR-code en is binnen.

Werk met een iets lagere prijs in voorverkoop dan aan de deur: dat is de duw die mensen nodig hebben om vooraf te kopen. Sluit de online verkoop een paar uur voor de fuif, of laat ze doorlopen zodat wie in de rij staat nog snel online kan kopen.

Zo werkt het met Vulsmul

Je maakt de tickets aan, bijvoorbeeld “Inkom voorverkoop”, met een prijs en een maximum, en koppelt het Mollie- of Stripe-account van de vereniging.
Je deelt de link op sociale media en drukt een affiche af met de QR-code en de prijzen.
Kopers betalen online, rechtstreeks aan de vereniging, en krijgen een mail met hun bestelnummer en een QR-code. Vragen beantwoorden ze aan jullie eigen e-mailadres.
Je volgt live hoeveel tickets er verkocht zijn tegenover het maximum. Het laatste ticket gaat naar één koper, niet naar twee.
Aan de inkom scant de kassa de QR-code met een gsm of tablet, of zoekt ze op naam of bestelnummer. Eén tik, en het bandje is afgegeven. Komt dezelfde code nog eens langs, dan toont elke kassa “al afgegeven om 22:12”.
Dezelfde kassa verkoopt ook tickets aan de deur, drankkaarten en jetons, cash of met je eigen bancontact-terminal. Valt het netwerk in de zaal weg, dan werkt ze door.

Achteraf staan voorverkoop, deurverkoop en drankkaarten samen in één rapport, per uur, exporteerbaar voor de penningmeester. Wat het kost, staat op de prijzenpagina: één factuur na de fuif, geen kosten per ticket voor je kopers. Alles over de voorverkoop zelf lees je op voorverkoop voor verenigingen.

Checklist: wat moet je regelen?

3 tot 4 maanden vooraf: zaal en datum vastleggen, toelating aanvragen bij de gemeente (vraag meteen naar de toegelaten capaciteit), DJ's of bands boeken.
2 maanden vooraf: muziek aanmelden bij Unisono, verzekering nakijken, security regelen als de gemeente dat vraagt, affiche maken en de voorverkoop openen.
1 maand vooraf: drank bestellen bij de brouwer of drankhandel (met terugname van wat niet geopend is), bekers of glazen, shiftlijsten voor bar, kassa, inkom en opkuis.
De week ervoor: verkochte tickets bekijken en drank en ploeg bijsturen, drankkaarten en bandjes klaar, wisselgeld, EHBO-koffer en contactlijst.
Achteraf: afrekenen met de drankhandel, leeggoed terug, cijfers per uur bekijken voor volgend jaar.

De bar: drankkaarten, geen cash

Wat een fuif opbrengt, hangt af van hoeveel drankjes de bar per uur kan geven. Drie dingen helpen het meest: geen cash aan de bar, alleen drankkaarten of jetons; een korte drankkaart met vaste prijzen in hele vakjes; en een aparte kassa voor drankkaarten, ver genoeg van de bar zodat de twee rijen elkaar niet blokkeren. Aan de bar streep je met een stift af; daar heb je geen software nodig.

Meer over de keuze tussen drankkaarten en jetons, en hoe je de kassa achteraf laat kloppen, lees je in jetons of bonnekes.

Muziek, geluid en alcohol

Voor muziek op een publiek evenement betaal je auteursrechten en de billijke vergoeding. Die meld je samen aan via Unisono, het gezamenlijke loket. Doe dat voor de fuif: achteraf aangeven is duurder.

In Vlaanderen hangen de regels voor geluid af van het niveau: tot 85 dB(A) is vrij, tot 95 dB(A) moet je meten en het niveau tonen, tot 100 dB(A) moet je je ook registreren, gratis oordopjes geven en een rustzone voorzien. Hoger mag niet. Voor alcohol geldt: geen alcohol onder 16 jaar, geen sterke drank onder 18 jaar.

De precieze procedure verschilt per gemeente. Begin daarom bij de dienst evenementen of de jeugddienst van je gemeente: zij weten welke formulieren nodig zijn en helpen verenigingen vaak gratis op weg.

Veelgestelde vragen

Hoe organiseer je een voorverkoop voor een fuif?

Zet de tickets online met een maximum dat past bij je zaal, deel de link en een affiche met QR-code, en laat kopers online betalen. Elke koper krijgt een mail met een QR-code; aan de inkom scan je die en krijgt de koper zijn bandje. Hou een deel van de capaciteit vrij voor de kassa aan de deur.

Wat kost online ticketverkoop?

Bij Vulsmul betaal je na de fuif 1% van de omzet die via Vulsmul liep, minimum €39 en maximum €199 incl. btw; de voorverkoop zit daarin. Kopers betalen geen extra kosten aan Vulsmul. De betaalprovider van de vereniging (Mollie of Stripe) rekent zijn eigen transactiekosten aan de vereniging aan.

Welke vergunningen heb ik nodig voor een fuif?

Vraag altijd eerst bij je gemeente: de meeste gemeenten hebben een evenementenformulier waarmee je toelating vraagt, en waaruit volgt wat er nog nodig is (brandveiligheid, sluitingsuur, security, eventueel een verkeersplan). Daarnaast meld je de muziek aan bij Unisono en zorg je voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.

Vanaf welke leeftijd mag je alcohol schenken?

In België mag je geen alcohol verkopen of schenken aan jongeren onder 16 jaar, en geen sterke drank onder 18 jaar. Wie aan de bar staat, mag dus naar een identiteitskaart vragen. Polsbandjes in een andere kleur per leeftijdsgroep maken het makkelijker.

Hoe luid mag de muziek?

In Vlaanderen geldt voor muziekactiviteiten: tot 85 dB(A) zonder extra voorwaarden, tot 95 dB(A) met een geluidsmeting die je zichtbaar maakt voor de DJ, en tot 100 dB(A) alleen met registratie, gratis oordopjes en een rustzone. Je gemeente kan strenger zijn; vraag het bij je aanvraag.

Verder lezen

Voorverkoop met Vulsmul — hoe het werkt, wat de koper ziet en wat het kost.
Jetons of bonnekes — drankkaarten, jetons, en hoe je de kassa laat kloppen.
Een kassasysteem kiezen — kassa huren, kopen of een app.
Online betalen instellen — een Mollie- of Stripe-account voor de vereniging koppelen.