Een BBQ organiseren voor je vereniging: hoeveelheden, grills en planning
De club-BBQ is het zomerse eetfestijn: buiten, informeel, en met een keuken die vooral uit grills bestaat. Het grootste risico is niet het vlees, maar de rij: te weinig grills of één kassa voor iedereen. Zo vermijd je dat.
Hoeveel per persoon?
Vuistregels voor een BBQ als hoofdmaaltijd. Werk met vaste formules (volwassene, kind, vegetarisch): dat maakt bestellen, bakken en afrekenen veel eenvoudiger dan vlees per stuk.
| Per portie | Volwassene | Kind |
|---|---|---|
| Vlees of vis (2 à 3 stukken) | 250 – 300 g | 125 – 150 g |
| Groenten en slaatjes | 200 – 250 g | 100 g |
| Aardappelsla of krielaardappelen | 150 – 200 g | 100 g |
| Brood | 2 sneden of 1 broodje | 1 snede |
| Sauzen | 50 g | 30 g |
Voorzie een vegetarische formule (groenteburger, halloumi, groentebrochette) voor ongeveer een op de tien gasten, en bak die op een aparte grill of plaat.
Grills, bakkers en koeling
Het tempo van een BBQ is het aantal grills. Tel vooraf hoeveel porties per uur je kan bakken en spreid je gasten over shifts. Houd rauw vlees koel tot vlak voor het bakken, in een koelwagen of koelkasten in de buurt van de grills, en werk met aparte tangen en schotels voor rauw en gebakken.
Een ploeg die werkt: per grill één bakker, één persoon die aanvult vanuit de koeling, een buffet waar gasten zelf groenten en sauzen nemen, en een paar mensen in de zaal die tafels afruimen en drank brengen. Hoeveel mensen per rol je nodig hebt, lees je in hoeveel vrijwilligers je nodig hebt.
De rij aan de kassa vermijden
Op een BBQ komt iedereen tegelijk aan. Verkoop de formules daarom vooraf of op meer dan één plek, en geef bij betaling een bon of jeton voor de grill. Drank gaat sneller met jetons of een drankkaart dan met wisselgeld aan de bar.
Met Vulsmul als kassasysteem zet je zoveel kassa's open als je smartphones hebt, gaat elke formule als ticket naar de grill, en zie je achteraf per formule wat er verkocht is: handig om volgend jaar juist te bestellen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel vlees per persoon op een BBQ?
Reken op 250 tot 300 gram vlees of vis per volwassene, verdeeld over drie stukken (bijvoorbeeld een worst, een brochette en een stuk kip of spek), en ongeveer de helft voor een kind. Voor 100 volwassenen is dat 25 tot 30 kg.
Hoeveel barbecues heb ik nodig?
Als vuistregel kan één bakker op een grote houtskoolbarbecue of gasgrill 40 tot 60 gasten per uur volgen. Werk je met shifts, dan heb je voor 200 gasten drie of vier grills en evenveel bakkers nodig, plus iemand die aanvult en vlees uit de koeling haalt.
Wat doe je bij slecht weer?
Zorg voor een overdekte plek voor de grills en de tafels, of een zaal als uitwijk. Vermeld op je affiche dat het festijn ook bij regen doorgaat. Een tent huur je best tijdig: in de zomer zijn ze snel weg.
Vlees zelf kopen of bij de slager laten klaarmaken?
Een slager die porties en brochettes klaarmaakt, kost iets meer maar spaart uren werk en geeft een vaste prijs per portie. Veel verenigingen bestellen per formule (bijvoorbeeld drie stukken per volwassene) en geven de definitieve aantallen een paar dagen vooraf door.
Verder lezen
- Eetfestijn organiseren — zaal, vergunningen, budget en de rest van het stappenplan.
- Jetons of bonnekes — drank afrekenen zonder rij aan de bar.
- Een kassasysteem kiezen — kassa huren, kopen of een app.